چگونه یک اشتباه ساده در فاکتورها کارخانه تولید شیشه را تا ۳ میلیارد تومان ضرر
دنبال کنیدشرفیانخواندن ۴ دقیقه·۱۲ ساعت پیشچگونه یک اشتباه ساده در فاکتورها کارخانه تولید شیشه را تا ۳ میلیارد تومان ضرر کشاند؟نرم افزار مدیریت پروژه
مدتی پیش به عنوان مشاور وارد یک کارخانه تولیدی شیشه دارو شدم. ماجرا تکان‌دهنده بود: مجموعه با ۳ میلیارد تومان ضرر در سال ۱۴۰۳ دست‌وپنجه نرم می‌کرد، حقوق کارگران چند ماه عقب افتاده بود و با وجود کار شبانه‌روزی خط تولید، پول‌ها در جریان کار گم می‌شد و به حساب شرکت برنمی‌گشت.
وقتی برای اولین بار لیست فاکتورها و فرایندها را تحلیل کردم، شوکه شدم؛ فاکتور عرضه برای مشتری به ارزش تمام‌شده تهیه صادر می‌شد! علاوه بر آن، هر سفارش دارویی یک پروژه زمان‌بر بود که مراحل طراحی قالب، تست آزمایشگاهی و تولید را طی می‌کرد، اما هیچ‌کس نمی‌دانست هر بخش چقدر هزینه و زمان می‌برد.
به عنوان کسی که سال‌هاست در زمینه سیستم‌سازی و توسعه کسب‌وکار فعالیت می‌کنم، همیشه یک اصل را تکرار می‌کنم: «نرم‌افزار مدیریت، فقط یک دکمه یا منو نیست؛ سیستم گردش خون سازمان شماست.»
رئیس کارخانه در برابر تغییر سیستم‌های سنتی گارد داشت؛ همه‌چیز در دفاتر کاغذی، فایل‌های اکسل پراکنده و گروه‌های شلوغ واتساپ اداره می‌شد. وقتی اطلاعات یک مجموعه در کاغذ و چت‌ها پخش باشد، مدیر عملاً کنترل سازمان را از دست می‌دهد و صرفاً به یک هماهنگ‌کننده مستاصل تبدیل می‌شود.
با اصرار توانستم ایشان را متقاعد کنم که ۳ ماه یک سیستم یکپارچه را مستقر کنیم. در گام اول، استقرار یک نرم افزار مدیریت یکپارچه به مدیر اجازه داد در لحظه، گردش مالی، سود واقعی هر فاکتور و وضعیت انبار را بدون دخالت و خطای انسانی مشاهده کند.
در گام دوم، برای کنترل خطوط تولید و سفارشات سفارشی، استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه همان حلقه گمشده‌ای بود که روند صفر تا صد هر سفارش—از تحویل مواد اولیه تا تست و بارگیری—را شفاف کرد. حالا مشخص بود هر پروژه کجای کار است و چرا برخی سفارش‌ها دچار تاخیر یا هزینه مازاد می‌شوند.
اتمام نشت مالی و خطای انسانی: صدور فاکتورها مفصلاً سیستمی شد و توانایی تغییر بها دستی از بین رفت.
شفافیت وظایف و پروژه‌ها: کارتابل اختصاصی باعث شد تاخیر هر واحد کاری به صورت زنده ثبت و پیگیری شود.
گزارش‌گیری مدیریتی: مدیر مجموعه که پیش از این برای یک گزارش ساده باید روزها منتظر می‌ماند، حالا در یک داشبورد جامع تمام شاخص‌ها را رصد می‌کرد.
تنها در عرض دو ماه، جلوی ضرر مالی گرفته شد، روند سودآوری بازگشت و فاکتورها اصلاح گردید.
مدیریت شرکت با «اکسل، کاغذ و واتساپ» یعنی قمار روی آینده کسب‌وکار. پلتفرم‌های خارجی هم به‌دلیل عدم هماهنگی با تقویم شمسی، رابط کاربری پیچیده و تحریم‌ها کارایی لازم را ندارند.
ابرتیم به‌عنوان یک سامانه بومی و یکپارچه، دقیقاً برای نیاز بازار ایران توسعه داده شده است:
جامعاً بومی و شمسی: ساختار متناسب با فرهنگ سازمانی و فرآیندهای مالی ایران.
مالکیت داده و امنیت بالا: فرصت دریافت بک‌آپ‌های منظم و حفظ جامع محرمانگی داده‌ها.
پشتیبانی و همراهی عملیاتی: آموزش گام‌به‌گام کارکنان و پشتیبانی در تمام مراحل استقرار.نرم افزار مدیریت
احتمالاً شما هم هنگام عبور از روش‌های سنتی به مدرن، با این سوالات مواجه می‌شوید:
آیا نرم‌افزارهای ابری (تحت وب) باعث کندی سرعت در بارگذاری کارتابل‌ها می‌شوند؟
خیر؛ معماری ماژولار و بهینه‌سازی کدهای سمت سرور در سامانه ابرتیم به گونه‌ای است که حتی با اینترنت‌های معمولی و بر روی موبایل، سرعت دسترسی به داده‌ها بسیار بالاست. در واقع، سرعت دسترسی شما به مراتب بیشتر از جستجو در زونکن‌ها یا فایل‌های حجیم اکسل خواهد بود.
آیا قابلیت محدود کردن دسترسی پرسنل به پروژه‌ها یا اسناد محرمانه وجود دارد؟
بله، در نرم‌افزار مدیریت ابرتیم، شما به عنوان مدیر می‌توانید دسترسی‌ها را به‌صورت نقش‌محور تعریف کنید؛ یعنی هر کارمند دقیقاً و صرفاً به بخش‌هایی (فاکتورها، پروژه‌ها یا چت‌ها) دسترسی دارد که شما مجاز دانسته‌اید.
چرا خریداری یک سامانه بومی، اقتصادی‌تر از نرم‌افزارهای خارجی (مثل ترلو یا اسلک) است؟
نرم‌افزارهای خارجی علاوه بر هزینه‌های دلاری و ریسک تحریم، تک‌منظوره هستند. شما برای مدیریت پروژه به یک ابزار و برای فاکتور زدن به ابزاری دیگر نیاز پیدا می‌کنید. اما ابرتیم یک پکت مفصل با تقویم شمسی و متناسب با قوانین مالیاتی ایران است که تمام پراکندگی‌های داده‌ای شما را یکپارچه می‌کند.
برای تست و آغاز کار با ابرتیم باید چه مراحلی را طی کنیم؟
فرآیند استقرار بسیار ساده است. نیاز به هیچ‌گونه نصب پیچیده یا سرور اختصاصی ندارید. شما می‌توانید همین حالا با ویرایش بدون هزینه یا دمو، محیط سیستم را ارزیابی کنید. پیشنهاد می‌کنیم ابتدا از جلسه مشاوره مجانی ۲۰ دقیقه‌ای استفاده کنید تا بهترین سناریو برای چیدمان فرآیندهای شرکت شما ترسیم شود.
اگر شما هم در کسب‌وکارتان احساس می‌کنید سود ناشی از تلاش‌هایتان نشت می‌کند، یا کنترل بخش‌های فروش‌رسانی، وظایف و پروژه‌ها از دستتان خارج شده، وقت تغییر است.برای جلوگیری از ضررهای پنهان، لازم نیست از ابتدا هزینه‌های سنگین بپردازید. می‌توانید همین حالا از مشاوره و مرور بدون هزینه فرآیندهای سازمانی استفاده کنید:
دریافت دمو و جلسه مشاوره آنلاین ۲۰ دقیقه‌ای ابرتیم کلیک کنید