دنبال کنیدنویسندهخواندن ۶ دقیقه·۱۶ ساعت پیشچه زمانی تهیه پرینتر کارت به‌صرفه‌تر از سفارش چاپ کارت است؟چه زمانی سفارش پرینتر کارت به‌صرفه‌تر از سفارش چاپ کارت است؟بسیاری از شرکت‌ها، مدارس، باشگاه‌های ورزشی و مراکز درمانی در ابتدای کار، چاپ کارت شناسایی یا عضویت را به شرکت‌های خدمات چاپ می‌سپارند. وقتی تعداد کارت‌ها کم باشد، این تصمیم جامعاً منطقی و اقتصادی است. اما با بزرگ‌تر شدن مجموعه، استخدام نیروهای تازه یا رشد تعداد اعضا، شرایط تغییر می‌کند. برای صدور هر کارت نوین باید سفارش ثبت کنید، فایل کارت را ارسال کنید و چند روز منتظر تحویل بمانید.در این شرایط، یک سؤال مهم مطرح می‌شود که آیا هنوز برون‌سپاری چاپ کارت پرسنلی به‌صرفه است یا تهیه یک پرینتر کارت PVC انتخاب اقتصادی‌تری خواهد بود؟ پاسخ این سؤال به تعداد کارت‌هایی که چاپ می‌کنید، سرعت مورد نیاز، هزینه‌های جانبی و شیوه مدیریت مجموعه بستگی دارد. در ادامه این موارد را با هم مرور می‌کنیم.

برای مجموعه‌های تازه‌تأسیس، سازمان‌های کوچک و کسب‌وکارهایی با تعداد نیروی محدود، برون‌سپاری چاپ کارت معمولاً انتخاب مناسب‌تری است. در ابتدای فعالیت، تعداد کارت‌های مورد نیاز معمولاً زیاد نیست. بنابراین خریداری دستگاه، اختصاص فضای مناسب و مدیریت فرآیند چاپ می‌تواند هزینه اضافی ایجاد کند.از طرف دیگر، با برون‌سپاری می‌توانید هزینه‌های اولیه راه‌اندازی را افت دهید و زمانی که تعداد کارت‌های مورد نیاز صعود پیدا کرد، برای چاپ داخلی اقدام کنید. برون‌سپاری معمولاً برای مجموعه‌هایی مناسب‌تر است که:

تنها یک یا دو بار در سال به کارت عضویت یا شناسایی نیاز دارند.

نیروی مشخصی برای کار با پرینتر کارت ندارند.

نمی‌خواهند برای تهیه دستگاه و مواد مصرفی هزینه اولیه پرداخت کنند.

برای مثال، اگر یک مجموعه تنها سالی یک یا دو مرتبه کارت اعضای خود را چاپ می‌کند، سفارش پرینتر کارت، اختصاص فضای مناسب و در نظر گرفتن اپراتور ممکن است از نظر اقتصادی توجیه نداشته باشد. در چنین شرایطی، سفارش چاپ کارت از یک مجموعه تخصصی می‌تواند ساده‌تر و کم‌هزینه‌تر باشد.

شرایط برای کسب‌وکارهایی که چاپ کارت بخشی از فرآیند روزمره آن‌هاست، متفاوت است. در برخی شرکت‌ها، کارت شناسایی فقط یک ابزار برای شناسایی کارکنان نیست؛ بلکه ممکن است برای کنترل تردد، ورود به اتاق‌ها و بخش‌های مختلف یا مدیریت دسترسی نیز استفاده شود. در چنین مجموعه‌هایی، تعداد کارت‌های مورد نیاز بیشتر است و ممکن است در طول سال بارها نیاز به صدور یا چاپ مجدد کارت وجود داشته باشد.

وقتی تعداد کارت‌ها بالا باشد یا نیاز به صدور فوری کارت داشته باشید، برون‌سپاری می‌تواند باعث ایجاد محدودیت شود. این فرآیند ممکن است برای مجموعه‌ای که مرتباً کارت نوین صادر می‌کند، زمان‌بر باشد. در مقابل، با داشتن پرینتر کارت در مجموعه می‌توانید کارت را در زمان مورد نیاز و بدون وابستگی به چاپخانه تولید کنید.تهیه پرینتر کارت معمولاً برای مجموعه‌هایی توجیه بیشتری دارد که:

به‌صورت مداوم نیروی تازه استخدام می‌کنند.

از کارت برای کنترل تردد یا مدیریت دسترسی استفاده می‌کنند.

می‌خواهند فرآیند چاپ کارت را در داخل سازمان مدیریت کنند.

بنابراین برای شرکت‌های بزرگ، سازمان‌ها و مجموعه‌هایی با حجم چاپ بالا، تهیه پرینتر کارت می‌تواند علاوه بر بیشتر شدن سرعت، وابستگی به خدمات چاپ بیرونی را نیز نزول دهد.

اگر فقط هزینه خریداری دستگاه را در نظر بگیرید، شاید سفارش چاپ ارزان‌تر به نظر برسد. اما وقتی فاکتورهای دیگر را کنار هم قرار می‌دهید، تصویر واقعی مشخص می‌شود.

برای هر سفارش باید فایل‌ها آماده شوند، شرح ارسال شود و در بسیاری از موارد نیز هزینه ارسال یا رفت‌وآمد پرداخت شود. اگر گزارش‌ها یکی از افراد اشتباه ثبت شده باشد، معمولاً باید دوباره سفارش چاپ ثبت کنید و همین مبحث زمان و هزینه بیشتری ایجاد می‌کند.از طرف دیگر، وابستگی به شرکت ارائه‌ دهنده خدمات باعث می‌شود هر بار برای چاپ کارت نوین، منتظر زمان خالی آن مجموعه بمانید. اگر چاپ کارت برای فعالیت روزانه سازمان اهمیت داشته باشد، این تاخیرها می‌توانند روند کار را مختل کنند.

اگر به این حاصل رسیده‌اید که سفارش پرینتر کارت و چاپ کارت در محل برای مجموعه شما توجیه اقتصادی دارد، مرحله بعد انتخاب دستگاه مناسب است. در این مرحله، بهتر است ابتدا نیازهای واقعی مجموعه را در اولویت قرار دهید.

حجم چاپ ماهانه: تعداد کارت‌هایی که در طول ماه چاپ می‌کنید، مشخص می‌کند به چه سطحی از توان و دوام دستگاه نیاز دارید. دستگاهی که برای چاپ محدود طراحی شده، ممکن است در حجم‌های بالا نحوه عملکرد مناسبی نداشته باشد.

چاپ یک‌رو یا دورو: اگر داده‌ها کارت فقط روی یک سمت قرار می‌گیرد، چاپ یک‌رو کافی است؛ اما برای کارت‌هایی که شامل مشخصات بیشتر، قوانین استفاده، بارکد یا شرح امنیتی هستند، قابلیت چاپ دورو کاربرد بیشتری خواهد داشت.

کیفیت چاپ: وضوح تصویر، دقت نمایش رنگ‌ها و خوانایی نوشته‌ها در کارت‌های شناسایی اهمیت زیادی دارد. برای کارت‌هایی که ظاهر حرفه‌ای یا داده‌ها حساس دارند، باید دستگاهی با کیفیت چاپ مناسب انتخاب شود.

سرعت چاپ: اگر تعداد زیادی کارت در زمان کوتاه نیاز دارید، سرعت دستگاه یکی از معیارهای مهم انتخاب است. پرینترهای با سرعت‌تر می‌توانند فرآیند صدور کارت را در سازمان‌های پرتعداد ساده‌تر کنند.

قابلیت ارتقاء: برخی مدل‌ها قابلیت اضافه کردن فرصتاتی مانند چاپ دورو، لمینیت یا انکودر کارت هوشمند را دارند. انتخاب دستگاه قابل ارتقا باعث می‌شود در آینده با تغییر نیازها مجبور به تعویض مفصل پرینتر نشوید.

امنیت چاپ: برای کارت‌های شناسایی سازمانی، قابلیت‌هایی مانند واترمارک امنیتی، چاپ بیانات متغیر و توانایی استفاده از فناوری‌های امنیتی می‌تواند احتمال جعل کارت را کم شدن دهد.

هزینه مواد مصرفی: بها ریبون، کارت PVC، کیت تمیز کننده و سایر قطعات مصرفی باید قبل از سفارش ارزیابی شود؛ زیرا هزینه استفاده از دستگاه در طولانی‌مدت فقط به ارزش اولیه آن محدود نمی‌شود.

در انتخاب پرینتر کارت، ارزیابی مدل‌های مختلف از برندهای شناخته‌شده بازار و مقایسه فرصتات آن‌ها اهمیت زیادی دارد. برندهایی مانند Magicard با ارائه مدل‌های متنوع، برای کاربردهای مختلف از چاپ محدود تا استفاده سازمانی، گزینه‌های متفاوتی در اختیار کاربران قرار می‌دهند. به همین دلیل، مرور ارزش پرینتر کارت Magicard در کنار عواملی مانند حجم چاپ، هزینه مواد مصرفی و قابلیت‌های دستگاه، می‌تواند به انتخاب دقیق‌تر و متناسب با نیاز مجموعه کمک کند.

سفارش پرینتر کارت یا سفارش چاپ، پاسخ یکسانی برای همه کسب‌وکارها ندارد و به شرایط هر مجموعه بستگی دارد. اگر در طول سال فقط تعداد کمی کارت شناسایی، کارت عضویت یا کارت پرسنلی چاپ می‌کنید، برون‌سپاری چاپ معمولاً انتخاب منطقی‌تری است؛ زیرا نیازی به پرداخت هزینه خریداری دستگاه، نگهداری و مدیریت آن نخواهید داشت.اما اگر چاپ کارت به بخشی از فعالیت روزانه مجموعه تبدیل شده باشد، صدور فوری کارت برای شما اهمیت داشته باشد یا داده‌ها افراد به‌طور مرتب تغییر کند، خریداری پرینتر کارت می‌تواند در بلندمدت انتخاب بهتری باشد. درست است که در ابتدا باید هزینه سفارش دستگاه را پرداخت کنید، اما با صعود حجم چاپ، کم شدن هزینه هر کارت، حذف زمان انتظار و داشتن کنترل مفصل روی فرآیند چاپ، این هزینه به‌تدریج جبران خواهد شد.